Politica privind avertizarea de integritate
1. Introducere
2. Situații care pot face obiectul raportării
3. Cine poate face raportarea
4. Modalități de raportare
5. Conținutul raportării/avertizării
6. Protecția avertizorului
7. Modalitatea de investigare și soluționare
1. Introducere
Prezenta politică se aplică persoanelor care au obținut informații, în context profesional, și doresc să semnaleze încălcări ale legislației, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul sau în legătură cu activitatea ELMAS S.R.L., în scopul de a scoate în evidență aceste situații și de a contribui la luarea de măsuri pentru remedierea încălcărilor.
1.1. Scop și aplicabilitate
Obiectul prezentei politici constă în stabilirea condițiilor de raportare a suspiciunilor de încălcare a normelor de etică, a standardelor de conduită aplicabile la nivelul ELMAS S.R.L., precum și a dispozițiilor legale în vigoare, în special a celor din categoriile stabilite prin Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public. Această politică stabilește cadrul transmiterii raportărilor interne și asigură măsurile de protecție, de sprijin și reparatorii, după caz, asupra persoanelor care efectuează aceste raportări.
Această politică se aplică tuturor angajaților, inclusiv candidaților din procesul de recrutare, și colaboratorilor ELMAS S.R.L. care au obținut informații despre încălcări ale legii într-un context profesional.
1.2 Principii
Politica de avertizare reprezintă o modalitate de garantare a integrității, prestigiului și reputației societății ELMAS S.R.L. Prin asigurarea unui mediu de încredere și siguranță pentru angajații săi, clienți și furnizori, ELMAS S.R.L. încurajează alertele legitime și temeinice cu privire la acte ilegale sau ofense serioase de care aceștia iau cunoștință.
Principiile Politicii de avertizare sunt:
- asigurarea respectării drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor care prezintă astfel de rapoarte prin asigurarea, printre altele, a libertății de exprimare și de informare, a drepturilor la protecția datelor cu caracter personal, protecția salariaților împotriva oricăror efecte negative pe care le-ar suferi ca urmare a depunerii unei sesizări;
- responsabilitatea (avertizorul este obligat să prezinte date sau informații pentru susținerea raportării);
- imparțialitatea (examinarea se va face fără subiectivism);
- principiul bunei-credințe (raportați doar încălcări adevărate);
- principiul echilibrului (nicio persoană nu se poate prevala de protecția acordată prin prezenta politică pentru a diminua o eventuală sancțiune disciplinară pentru o faptă mai gravă care nu are legătură cu raportarea, săvârșită de ea însăși).
1.3 Definiții
Avertizor (whistle blower) – persoana fizică (angajat, fost angajat, candidat sau colaborator) care efectuează o raportare (anonimă sau semnată) prin intermediul canalelor de comunicare la care face referire prezenta politică, raportare care conține informații referitoare la încălcări ale legii, posibile nereguli, nerespectare a normelor interne de etică, de conduită în afaceri, corupție sau încălcări ale legislației aplicabile în vigoare la nivel național sau european, ce ar fi avut loc în cadrul sau în legătură cu activitatea ELMAS S.R.L., obținute în context profesional;
Colaborator – orice persoană fizică care a desfășurat sau desfășoară o activitate în nume propriu sau ca reprezentant, angajat sau subcontractant al unei persoane juridice aflată în relații de afaceri, indiferent de natura acestora, cu ELMAS S.R.L.;
Comisia de investigare a avertizărilor – comisia numită prin decizia administratorului ELMAS S.R.L. și va fi formată din minim 3 persoane;
Context profesional – activități profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfășurate în cadrul ELMAS S.R.L. sau în cadrul altor persoane juridice de drept public sau privat, în baza cărora persoanele pot obține informații referitoare la încălcări ale legii și pot suferi prejudicii în caz de raportare a acestora;
Încălcări ale legii – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale care privesc domenii cum ar fi cele menționate la punctul 2 sau chiar o suspiciune rezonabilă cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii;
Persoana desemnată – angajatul ELMAS S.R.L. numit de către societate ca persoană responsabilă de primirea raportărilor, înregistrarea acestora, examinarea și soluționarea raportării împreună cu comisia de investigare a avertizărilor desemnată în acest sens, precum și comunicarea cu avertizorul. Persoana desemnată va acționa cu imparțialitate, va informa conducătorii societății cu privire la modalitatea de soluționare, va ține legătura cu avertizorul și orice autorități sau instituții publice implicate;
Persoană vizată prin raportare – persoana fizică sau juridică menționată în raportare drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
Personal de conducere – administratorul ELMAS S.R.L.;
Politică – prezenta politică de avertizare;
Raportare internă – constă în comunicarea unor informații referitoare la încălcările care fac obiectul acestei Politici, prin utilizarea canalelor interne de raportare puse la dispoziție de ELMAS S.R.L.;
Raportare depusă cu bună credință - comunicare legitimă, serioasă realizată în baza unor motive întemeiate pe care le are avertizorul pentru a crede că informațiile cu privire la apariția sau posibilitatea apariției unei nereguli vizate de această politică, în cadrul sau în legătură cu activitatea ELMAS S.R.L., sunt adevărate la momentul raportării.
2. Situații care pot face obiectul raportării
Exemple de situații care pot face obiectul raportării:
1. încălcări ale legii în domenii precum, dar fără a se limita la acestea:
- achiziții publice, cadastru și publicitate imobiliară, concesiunile de lucrări
- prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului
- siguranța și conformitatea produselor
- protecția mediului
- siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor
- sănătatea publică
- protecția consumatorilor
- siguranța transporturilor
- protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, a securității rețelelor și sistemelor informatice
- concurența și ajutoare de stat
- impozitarea sau obținerea de avantaje fiscale ce contravin obiectului/scopului dreptului fiscal
2. încălcări ale normelor de etică și standarde de conduită
3. acte/fapte de neglijență gravă, potențială fraudă sau corupție
4. acte/fapte care periclitează reputația ELMAS S.R.L.
5. acte/fapte de conflict de interese cu ELMAS S.R.L. sau cu clienții/furnizorii ELMAS S.R.L.
6. acte/fapte care pun în pericol siguranța unui angajat hărțuire sexuală și discriminare rasială sau de orice altă natură
7. darea sau acceptarea de mită
8. încercări de mascare/ascundere a situațiilor descrise mai sus.
Dacă în urma primirii unei avertizări se constată că, analizând contextul cauzei, se impune și efectuarea unor cercetări disciplinare, acestea nu fac obiectul prezentei Politici și vor fi tratate distinct, conform normelor de dreptul muncii și Regulamentului intern ELMAS S.R.L. În acest caz, procedura de investigare a problemei sesizate de către avertizor se va derula în paralel cu procedura de cercetare disciplinară. ELMAS S.R.L. nu are obligația de a comunica avertizorului despre efectuarea și/sau rezultatul cercetării disciplinare dispusă cu privire la un salariat.
3. Cine poate face raportarea
Niciun angajat sau colaborator nu ar trebui să accepte neregulile săvârșite de superiori, subordonați, colaboratori sau parteneri de afaceri, drept pentru care orice angajat și/sau colaborator este încurajat să efectueze raportări.
Tot în categoria persoanelor care pot efectua raportări intră și:
- acționarii și persoanele care fac parte din conducerea ELMAS S.R.L.
- voluntarii și practicanții remunerați sau neremunerați
- orice altă persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea ELMAS S.R.L., a subcontractanților și/sau a colaboratorilor acesteia
- foștii angajați ELMAS S.R.L.
- persoane care și-au depus candidatura pentru un post în cadrul ELMAS S.R.L. etc.
Poate avea calitatea de avertizor orice persoană din cele menționate mai sus care îndeplinesc următoarele condiții:
- sesizează cu bună-credință presupuse/posibile încălcări ale legii, normelor interne;
- formulează o raportare cu privire la fapte care fac obiectul prezentei politici;
- acționează cu bună-credință, fiind convinsă de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legii.
4. Modalități de raportare
Raportarea în cadrul ELMAS S.R.L. se poate face în scris, prin comunicarea sesizării pe adresa de email a societatii respectiv pe adresa societatii in atentia reprezentantului legal al societatii. În situații excepționale, când acest portal nu ar putea fi funcțional din diferite motive, raportarea poate fi transmisă în format electronic prin email la adresa info@elmas.ro, ELMAS S.R.L.. La solicitarea avertizorului, formulată în scris pe unul dintre canalele menționate mai sus, raportarea se va putea realiza față în față, printr-o întâlnire între avertizor și persoana desemnată, întâlnire care urmează a fi stabilită într-un termen de maxim 30 de zile de la primirea sesizării. Atunci când raportarea are loc față în față, persoana desemnată are obligația de a întocmi, în scris, un proces-verbal de consemnare în care se va transcrie complet și exact conversația. Persoana desemnată trebuie să ofere avertizorului posibilitatea de a verifica, rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal de consemnare, prin semnarea acestuia. Dacă avertizorul nu își exprimă acordul pentru consemnarea conversației sau nu semnează procesul-verbal de consemnare, acesta trebuie să raporteze în scris faptele.
Raportarea poate fi semnată/asumată sau anonimă.
5. Conținutul raportării/avertizării
Raportarea semnată/asumată trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente:
- numele și prenumele avertizorului (persoanei care face raportarea);
- datele de contact ale avertizorului (persoanei care face raportarea);
- contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
- descrierea faptei ce ar putea constitui încălcare a legii în cadrul sau în legătură cu activitatea ELMAS S.R.L.;
- probele care susțin raportarea;
- data;
- semnătura.
Raportarea anonimă: Utilizarea adresei de email dedicate permite raportarea anonimă:
În ambele situații, avertizorul va primi un cod pe email încă de la momentul sesizării, acesta constituind totodată și confirmarea primirii raportării. Cu acest cod, avertizorul va putea cere informatii pe întreaga perioadă de cercetare a cazului sesizat pentru a răspunde la întrebări conexe, pentru a furniza detalii suplimentare sau doar pentru a vedea stadiul cercetării și soluționării sesizării făcute.
Chiar și în cazul unei raportări anonime, este necesară furnizarea acelorași informații ca și în cazul raportării semnate, mai puțin identitatea avertizorului și semnătura acestuia. Cu toate acestea, pentru ca sesizarea să poată fi supusă analizei, este obligatorie menționarea calității avertizorului și existența unor indicii temeinice privitor la încălcarea legii.
6. Protecția avertizorului
! ELMAS S.R.L. înțelege să nu cerceteze identitatea persoanei care a raportat în mod anonim neregulile specificate.
! ELMAS S.R.L. garantează că depunerea unei raportări cu bună-credință nu va genera circumstanțe sau consecințe nefavorabile pentru angajat sau colaborator, concedierea sa sau orice alte forme de represiune.
! ELMAS S.R.L. garantează confidențialitatea și păstrarea anonimatului în ceea ce privește identitatea avertizorului, exceptând situația în care există acordul avertizorului pentru divulgarea identității.
! ELMAS S.R.L. interzice luarea oricărei măsuri represive împotriva persoanei care notifică un abuz ori o neregulă, în cazul în care notificarea este făcută cu bună-credință.
! Măsurile represive constau în special în concedierea unui angajat, suspendarea contractului individual de muncă, modificarea contractului individual de muncă, reducerea salariului și schimbarea programului de lucru, retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă, încetarea unui contract cu un colaborator, hărțuirea, discriminarea sau comportamente abuzive față de un angajat sau colaborator în cadrul relației de muncă de către superior, inclusiv prin exercitarea unei influențe asupra oricărei persoane ce interacționează cu angajatul sau colaboratorul, acte ce conduc la degradarea/deteriorarea condițiilor de muncă ale angajatului sau colaboratorului.
ELMAS S.R.L. nu tolerează și nu va da curs sesizărilor făcute de angajați sau colaboratori care conțin informații neadevărate cu unicul scop de a discredita alți angajați sau colaboratori.
Protecția avertizorilor în condițiile prezentei politici se aplică doar în următoarele condiții:
- să fi obținut informații referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
- să fi avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
- să fi efectuat o raportare internă în condițiile menționate mai sus.
7. Modalitatea de investigare și soluționare
7.1. Persoana desemnată – este responsabilul numit la nivelul ELMAS S.R.L. care îndeplinește atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționare a raportărilor și care acționează cu imparțialitate.
PERSOANA DESEMNATĂ primește raportările transmise prin mijloacele de comunicare prevăzute de prezenta politică.
Raportările se înregistrează în Registrul electronic special ținut de către PERSOANA DESEMNATĂ și se supun analizei unei comisii de investigare a avertizărilor. PERSOANA DESEMNATĂ este cea care coordonează și supraveghează activitatea comisiei și asigură respectarea confidențialității și independenței acesteia.
În ipoteza în care persoana care face raportarea (avertizorul) este unul dintre membrii comisiei de investigare a avertizărilor, PERSOANA DESEMNATĂ propune conducerii societății înlocuirea acestuia cu unul dintre membrii supleanți.
În cazul în care raportarea se adresează către superiorul angajatului care face raportarea, sau unuia dintre reprezentanții legali ai societății, în vederea înregistrării raportării de către persoana desemnată, avertizorul va depune raportarea și în scris prin transmiterea sa pe platforma whistle-blow.org, sau, după caz, verbal – față în față cu persoana desemnată, ocazie cu care va semna procesul verbal de consemnare a conversației.
7.2. Confidențialitate
PERSOANA DESEMNATĂ să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia.
Cu titlu de excepție, identitatea avertizorului sau alte informații legate de avertizor pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul va fi informat întotdeauna anterior, în scris, cu privire la divulgarea identității și motivele divulgării datelor confidențiale în cauză. Dacă însă se va constata că informarea prealabilă a avertizorului ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare, informarea prealabilă a acestuia nu va mai fi realizată.
Informațiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluționării raportării.
7.3. Acceptarea, înregistrarea și verificarea preliminară a raportărilor
PERSOANA DESEMNATĂ inițiază o verificare prealabilă pentru a determina dacă informațiile conținute de notificare permit inițierea și desfășurarea unei politici de clarificare.
Dacă persoana care a făcut raportarea a oferit datele de contact relevante, complete și corecte, PERSOANA DESEMNATĂ va confirma avertizorului primirea raportării în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia. Codul PIN generat de email constituie în același timp confirmare de primire, substituindu-se confirmării din partea Persoanei Desemnate.
Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul ELMAS S.R.L., alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate prin transmitere la adresa de ELMAS S.R.L..
În cazurile în care se constată lipsa unor informații relevante, precise sau complete, PERSOANA DESEMNATĂ poate contacta persoana care a depus raportarea în scopul de a obține informații suplimentare. Informațiile suplimentare astfel obținute vor face obiectul unei declarații suplimentare completată și semnată de avertizor sau a unei minute a discuției întocmită de către Persoana Desemnată, transmisă avertizorului prin email și confirmată în scris de către acesta printr-un răspuns transmis de asemenea printr-un email.
În funcție de rezultatele verificărilor preliminare, persoana desemnată atribuie raportării statusul de: "pentru analiză", sau "clasat".
Pentru raportările în cazul cărora a fost atribuit statusul "pentru analiză", persoana desemnată:
- supune toate informațiile și documentele legate de notificare unui proces de anonimizare a datelor persoanei care a făcut raportarea;
- inițiază o procedură care vizează o clarificare cât mai completă a încălcării raportate, implicând comisia de investigare a avertizărilor și, dacă este cazul, alte persoane din cadrul societății sau din extern, prin folosirea unor consultanți/asistenți externi;
- în situația în care verificarea celor sesizate excedează atribuțiilor/competențelor Comisiei de investigare, atribuie raportarea unei zone din structura societății (de ex: departamentul HR, Achiziții Food, Achiziții Non Food, Contabilitate, Vânzări etc.).
Pentru a se desfășura în mod eficient politica de clarificare, notificarea ar trebui să conțină suficiente informații capabile să răspundă la următoarele întrebări:
Unde? – numele societății la care se referă raportarea. Dacă este posibil, se vor oferi locații suplimentare ce au legătură cu suspiciunea raportată ori cu abuzurile sau neregulile sesizate.
Cine? – orice dată cunoscută de persoana care face raportarea, ce identifică angajatul, colaboratorul ori altă persoană vizată de notificare sau care are legătură cu raportarea. Informațiile referitoare la persoanele care ar putea fi martore sau care sunt victimele situației raportate.
Ce? – o descriere a evenimentului cu toate informațiile și documentele aferente.
Când? – data evenimentului și/sau perioada în care s-a desfășurat abuzul sau neregula
Cum? – prin ce mijloace, unelte sau sisteme a fost săvârșit abuzul sau neregula raportată
De ce? – de ce considerați că autorul a comis potențialul abuz sau neregulă
Statusul "clasat" este atribuit ori de câte ori, ca urmare a unei verificări inițiale, se constată că:
a) raportarea este irelevantă – nu se referă la o încălcare vizată de această politică – sau falsă fără echivoc;
b) raportarea este minoră și nu necesită acțiuni subsecvente altele decât închiderea procedurii;
c) informația furnizată a fost insuficientă sau imposibil de a fi verificată, iar persoana care a făcut raportarea a eșuat în furnizarea de informații suplimentare în termen de 15 zile.
7.4. Întreprinderea de acțiuni subsecvente
Orice informație colectată de către PERSOANA DESEMNATĂ este confidențială și nu poate fi dezvăluită, cu excepția cazului în care informarea ar periclita anumite investigații sau proceduri judiciare sau în măsura în care dezvăluirea este necesară pentru desfășurarea eficientă a procedurii de clarificare și soluționare a raportării.
Cu excepția situației în care există consimțământul expres al persoanei care face raportarea, nicio informație care ar permite identificarea directă sau indirectă a acesteia nu va putea fi dezvăluită de către persoana desemnată să soluționeze raportarea.
În cazul în care raportarea a primit statusul "pentru analiză", PERSOANA DESEMNATĂ inițiază procedura de clarificare.
Sub supravegherea persoanei desemnate, membrii comisiei de investigare întreprind demersuri pentru a stabili circumstanțele faptelor semnalate. În funcție de gradul și natura neregulii, următoarele acțiuni pot fi luate, fără a se limita la:
*analiza documentelor
*analiza informațiilor disponibile publicului
*consultarea cu experții interni sau externi asupra problemelor detaliate
*desfășurarea de interviuri, în scopul de a clarifica informațiile cu angajații, colaboratorii și, dacă este necesar, cu alte persoane (spre ex.: cu angajați ai partenerului de afaceri)
*luarea de declarații.
În timpul procedurii de clarificare, PERSOANA DESEMNATĂ și membrii comisiei de investigare se asigură că numărul persoanelor atenționate și notificate de posibila încălcare sau neregulă este cât mai mic posibil. Dacă în cursul procedurii de clarificare raportarea nu este confirmată, comisia de investigare întocmește un raport în care vor fi descrise activitățile efectuate pentru investigare și rezultatul acesteia, iar notificarea va primi statusul "neconfirmat", fiind arhivată de către PERSOANA DESEMNATĂ.
Dacă notificarea este confirmată, în tot sau în parte, comisia de investigare, sub supravegherea persoanei desemnate, va pregăti un raport scris care va conține atât o descriere a activităților efectuate, cât și o concluzie a procedurii.
Raportul va fi prezentat și membrilor conducerii ELMAS S.R.L.
Dacă notificarea este verificată și avizată ca justificată, îi este atribuit statusul "confirmat".
Orice documentație creată în cursul procedurii de clarificare este arhivată în conformitate cu regulile de arhivare de la nivelul ELMAS S.R.L.
În baza raportului procedurii de clarificare, următoarele acțiuni pot fi luate (fără a se limita la):
*inițierea unei proceduri de cercetare disciplinară/penală împotriva angajaților sau colaboratorilor implicați în caz;
*sesizarea instituțiilor de drept abilitate
*implementarea unor procese sau proceduri suplimentare
*modificarea proceselor și a procedurilor existente
*instruirea angajaților prin participarea la cursuri
*în cazurile justificate, se informează toți angajații sau doar angajații dintr-un departament intern despre procedura efectuată, rezultatele ei și ce măsuri de remediere au fost luate
*îndeplinirea altor măsuri de remediere.
Persoana desemnată documentează toată procedura de clarificare sub forma unui raport electronic.
Documentarea rapoartelor trebuie să cuprindă următoarele:
*numărul notificării
*descrierea notificării
*statusul procedurii de clarificare – în așteptare, închisă, confirmată, neconfirmată
*descrierea celor mai importante decizii luate – de ex.: privitoare la încetarea contractelor de muncă ale angajaților, introducerea unui control intern suplimentar ori alte proceduri, introduse sau modificate.
7.5. Obligația de informare
Persoana desemnată are obligația de a informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării recepționării raportării sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile calculat de la data primirii raportării, precum și, ulterior, ori de câte ori se vor înregistra evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.
Persoana desemnată are obligația de a informa membrii conducerii ELMAS S.R.L. cu privire la modalitatea de soluționare a raportării.
Persoana desemnată are obligația de a informa avertizorul în interes public cu privire la modalitatea de soluționare a raportării, inclusiv atunci când aceasta a fost clasată.
Persoana desemnată desfășoară periodic activități de promovare sau prezentare a prezentei politici cu scopul de a se asigura că angajații cunosc atât politica, cât și canalele disponibile pentru notificarea neregulilor suspectate.
Dacă există anumite dubii sau neînțelegeri privitoare la prezenta politică, orice angajat /colaborator/persoană interesată poate cere persoanei desemnate informații suplimentare.